Jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców jest przechowywanie dokumentów, które często wymaga zaangażowania bardzo dużych środków finansowych oraz sporej ilości czasu. Dlatego też warto poszukać alternatywnych rozwiązań i sprawdzić, jak archiwizować dokumenty, aby było to z jednej strony korzystne dla firmy, a z drugiej jak najmniej kosztowne. Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i miej pewność, że robisz to prawidłowo!
Dlaczego przechowywanie dokumentów jest tak istotne?
Przechowywanie dokumentów to coś, na co zwrócić uwagę musi każdy przedsiębiorca – niezależnie od tego, jakie wielkości firmę prowadzi i jaka jest jego specjalizacja. Wynika to przede wszystkim z faktu, że obowiązek archiwizowania firmowych akt wynika z prawa, obowiązującego w Polsce – nie tylko musisz o to zadbać, ale również przechowywać dokumenty przez określony czas. Np. dla dokumentów księgowych będzie to 5 lat, a dla akt pracowników aż 50 lat. Warto więc dokładnie zapoznać się z wszelkimi wytycznymi, ponieważ wszelkie nieścisłości mogą doprowadzić do wysokich kar nałożonych na Twoje przedsiębiorstwo!
Czy muszę archiwizować dokumenty samodzielnie?
Wielu przedsiębiorców decyduje się na tworzenie własnych archiwów dokumentów – dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że nie znają oni alternatywnych możliwości. A samodzielne przechowywanie dokumentacji może być nie tylko bardzo czasochłonne, ale i kosztowne – dlatego też warto skorzystać z usług zewnętrznych firm, które oferują Ci tego typu usługi. W ten sposób unikniesz wielu żmudnych obowiązków, a także zyskasz cała masę korzyści.
Jakie korzyści daje skorzystanie z zewnętrznego archiwum?
- Dostosowanie się do norm prawnych – to oczywiście podstawa, a dzięki usługom zewnętrznych firm w tym zakresie, unikniesz problemów oraz potencjalnych kar, jakie mogłyby zostać nałożone na Twoją firmę.
- Oszczędność czasu i pieniędzy – wynika to z faktu, że specjaliści zajmują się wszystkim od początku do końca, odciążając Cię od żmudnych obowiązków, a Twoje firmowe akta przechowywane są w zewnętrznym archiwum.
- Doskonałe warunki przechowywania dokumentów, w tym dbałość o temperaturę czy wilgotność powietrza w archiwum – dzięki temu pisma i umowy będą czytelne nawet po kilkudziesięciu latach archiwizowania.
- Bezpieczeństwo danych – masz pewność, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce, a wszelkie firmowe dane będą bezpieczne.
- Możliwość skorzystania z dodatkowych usług, takich jak niszczenie dokumentacji, jej porządkowanie czy cyfryzacja.
Jak znaleźć najlepsze zewnętrzne archiwum dokumentów?
Jeżeli chcesz, aby przechowywanie dokumentów odbywało się w sposób profesjonalny, musisz przede wszystkim postawić na profesjonalną firmę, która zadba o Twoje potrzeby w sposób kompleksowy. Jeżeli chcesz nawiązać współpracę ze specjalistami z prawdziwego zdarzenia, dokładnie zapoznaj się z ich doświadczeniem i kwalifikacjami, zweryfikuj ofertę, a także sprawdź, jakie warunki archiwizacji dokumentów oferują. Dodatkowo dowiedz się, czy dana firma zapewni Ci dodatkowe usługi, a także jakie ma opinie – dzięki temu zweryfikujesz jej profesjonalizm, a także jakość świadczonych usług.